Całość procesu automatyzacji zbierania danych o opakowaniach w systemie ERP to nie tylko techniczna integracja modułów — to przede wszystkim spojrzenie na problem z poziomu procesów, danych i odpowiedzialności. Na początku warto zdefiniować, jakie informacje są wymagane przez prawo (np. rodzaj materiału, masa opakowania, udział recyklingu) i kto w organizacji będzie za nie odpowiadał; bez tego nawet najlepsze narzędzie pozostanie tylko kosztownym zbiorem nieuporządkowanych rekordów. Holistyczne podejście oznacza też uwzględnienie zarówno źródeł wewnętrznych, jak i tych od dostawców oraz zupełnie nowych kanałów pozyskiwania danych.
W praktyce cały projekt dzieli się na kilka kluczowych etapów: analiza wymagań i mapowanie danych, zaprojektowanie modelu danych w ERP, wdrożenie punktów integracji z systemami zewnętrznymi, automatyzacja procesów przesyłu informacji oraz wreszcie raportowanie i audyt zgodności. Warto przy tym posiłkować się doświadczeniami innych — na przykład materiały omawiające najczęstsze błędy wdrożeniowe mogą zaoszczędzić wiele czasu przy fazie projektowej, dlatego przy planowaniu dobrze sięgnąć po praktyczne wskazówki dotyczące VerpackDG.
Technicznie oznacza to m.in. przygotowanie centralnego rejestru opakowań w ERP, mechanizmów walidacji danych oraz zautomatyzowanych importów z plików, API czy EDI. Kluczowa jest też polityka zarządzania jakością danych: kto zatwierdza nowe typy opakowań, jakie reguły konwersji obowiązują, jakie odstępstwa dopuszczalne są przy danych od dostawców. Dzięki takim regułom można ograniczyć ręczną korektę i błędy, a jednocześnie utrzymać spójność raportów dla organów nadzorczych.
Na koniec, nie można pominąć etapu testów i ciągłego monitoringu — procesy prawne i rynkowe ewoluują, więc system musi być przygotowany na zmiany. Krótkie, okresowe przeglądy, automatyczne alarmy dla danych poza zakresem oraz szkolenia dla użytkowników zamykają pętlę doskonalenia: efektem jest mniejsze ryzyko sankcji, szybsze raportowanie i realne oszczędności czasu dzięki automatyzacji.